Productividad: El método que me ayuda a conseguir mis objetivos

 

Hoy quería hablaros de un tema que a muchas personas nos ha estresado o estresa en nuestro día a día, y es el tema de la productividad, es decir, si llegamos a terminar todo lo que tenemos que hacer y además en el menor tiempo posible.

El día tiene 24 horas para todo el mundo. Y yo me preguntaba, ¿por qué algunas personas consiguen hacer tantas cosas, teniendo las mismas horas que yo?

¡Buena pregunta!; esta, me la hacía en el pasado y siempre la respuesta que encontraba era la misma: ORGANIZACIÓN Y PLANIFICACION DE TAREAS Y TIEMPO.

Así que me puse manos a la obra a indagar maneras de poder ser más productiva en mi día a día. Englobando en ese día, no solo mi trabajo, si no las tareas domésticas, hijos etc.…, y sacar algo de tiempo para mí misma.

Hoy no me puedo quejar, el tema va mejorando gracias a un método que a mí personalmente me funciona; y es el que quiero compartiros hoy.

 

Mis circunstancias personales

Primero voy a partir de mis circunstancias personales, porque cada una tenemos las nuestras. Pero seguramente, este método se puede adaptar también a las tuyas.

Yo trabajo por cuenta propia, como ya sabes, y no solo tengo mi empresa (Mujer Expat), si no que colaboro con asociaciones y empresas dando soporte de consultoría, y alguna que otra formación de orientación laboral.

En mis circunstancias personales, trabajo de 9h45/9h a 15h30. Es decir, lo que se llamaría una jornada a tiempo parcial. Es cierto, que luego para revisión de redes sociales o publicar algún post, rasco ratos de las tardes. Pero estas, las tengo consagradas a mis hijos, ya que, entre los deberes, llevarlos a extraescolares y estar pasando momentos con ellos, se ha pasado la tarde.

Esta importancia de encargarme por las tardes de mis hijos mientras son pequeños, fue una de las razones por las que me puse a trabajar por cuenta propio, ya que no tengo que estar físicamente en un lugar, puedo trabajar desde casa e ir organizando mi agenda en función de mis circunstancias.

Es cierto, que esto no es inflexible, en algunas ocasiones trabajo por las tardes para impartir alguna formación o atender a una clienta, pero intento que sea de manera excepcional.

Bueno, pues hasta aquí os he contextualizado un poco el marco en el que me organizado y planifico mi día a día.

 

Mi método para organizarme

 

La metodología de organización se basa en trabajar por objetivos y proyectos.

 

Objetivos

Os voy a ir poniendo ejemplos:

Me voy marcando objetivos cada 6 meses (hay que ser realistas y no ponerse tiempos irrealizables). Esto he ido poco a poco ajustándolo. Así que tu tendrás que hacer lo mismo, dependiendo de tus circunstancias y los objetivos que quieras.

 

“El objetivo es siempre cuantificable y se tiene que poder medir”

 

Por ejemplo, yo me he marcado como objetivo, aumentar mi número de suscriptores a mi página web en un 50%.

Tú te puedes haber marcado encontrar empleo en los próximos 6 meses; cambiar de trabajo en los próximos 3 meses; conseguir que tu hijo coma solo dentro de 5 meses; organizar el los armarios de la casa en 2 días….

Podéis poneros tantos objetivos como queráis, y no tiene que ser solamente en el ámbito profesional, puede ser en la vida doméstica.

Muy bien, pues yo tengo mi objetivo de duplicar mi número de suscriptores en 6 meses, y tú seguro que tienes el tuyo.

 

Proyectos

Ahora vamos con el segundo nivel: los proyectos.

Los proyectos son los que vamos a crear y realizar para conseguir ese objetivo que nos hemos marcado.

Mis proyectos para conseguir más suscriptores son:

  1. Crear un ebook de una temática de interés de mis lectoras, que se lo puedan descargar gratuitamente, y de este modo, se suscriban a mi lista de suscriptores.
  2. Hacer un pequeño curso gratuito para realizar un Curriculum de éxito, y que las personas interesadas en él lo puedan realizar suscribiéndose en mi lista.
  3. Lanzar una campaña de publicidad en Facebook Ads
  4. Xxxxxx
  5. Xxxxxxx

Aquí te puedes crear tantos proyectos como veas necesario para conseguir tu objetivo.

Otro ejemplo, si uno de tus objetivos es conseguir un empleo en 6 meses, tendrás que crearte proyectos como:

  1. Crear una lista de portales de ofertas de empleo, en los cuales te vas a inscribir. Ver si estas agencias de empleo se encuentran también en LinkedIn, y de este modo, puedes mirar si hay la posibilidad entrar en contacto con algunos de los técnicos o responsables de selección, que trabajan en sus agencias.
  2. Realizar una lista de “empresas objetivo”, dónde vas a mirar sus ofertas de empleo en sus Website, y sino hubiera ofertas, realizar candidaturas espontaneas.
  3. Conocer toda la información de estas empresas, porque me servirá para hacer mis cartas de presentación cuando vaya a preparar los dossiers de candidaturas, y también de cara a una entrevista con esas empresas.
  4. Preparar mis dossiers de candidaturas
  5. Poner al día mi perfil LinkedIn
  6. Xxxx
  7. Xxxxxx

Como este ejemplo, puedes realizar tu lista de proyectos que van a ir relacionados con el objetivo que te hayas marcado. Esos proyectos deben ser estratégicos y, sobre todo, muy realistas en los plazos de tiempo.

Bueno, pues una vez que me he marcado mis proyectos, estos tengo que organizarlos y planificarlos de alguna manera.

Los proyectos al final no dejar de ser un conjunto de tareas que tengo que hacer. Así que, descendemos un nivel más.

 

Tareas

 

En este último nivel que utilizo, divido los proyectos en tareas.

 

Entonces, voy a tomar proyecto por proyecto, y dentro de cada uno voy a listar todas las tareas que tengo que hacer para conseguir hacer ese proyecto.

 

Voy a tomar mi primer proyecto como ejemplo: crear un ebook de temática interesante para mis seguidores.

Esta sería mi lista de tareas de ese proyecto:

  1. Obtener información y hacer el análisis del tema sobre el cuál voy a escribir.
  2. Qué tipo de ejercicios quiero incluir en este recurso gratuito. Pienso en los ejercicios y los listos.
  3. Imaginar alguna historia o ejemplos en los que puedo enmarcar la temática de mi ebook. Pongo diferentes contextos, para ver cuál es el que más me gusta.
  4. La tarea de escribir. Crear la estructura (inicio/desenlace/fin), lenguaje que voy a utilizar, estilo de diseño, si voy a incluir fotos y de que tipo…
  5. Maquetarlo y meterlo en diseño.
  6. Hacer una portada. Crear diferentes, estilos diseños en Canvas (herramienta que utilizo para diseñar).
  7. Crear una Landing Page (página de publicidad) para publicitar el ebook en redes sociales, y así los interesados, puedan suscribirse, recibir mi ebook gratuito y disfrutar de su lectura y ejercicios.

Parece mucho trabajo, y lo es. Lo más complicado es crear estar estructura, no por dificultad, sino porque tienes que dedicarle un rato. Pero como en toda planificación ese rato que le dedicas, luego se convierte en Oro Puro para tu día a día.

A mí por lo menos, me da la seguridad que estoy aprovechando el tiempo al máximo, y que voy haciendo las cosas con cierta estructura, lógica, y acabando cada cosa en el tiempo que me he propuesto.

 

Vamos a coger el ejemplo sobre la búsqueda de empleo, el proyecto 1: Crear una lista de portales de ofertas de empleo en los cuales me voy a inscribir.

Estas serían sus tareas:

  1. Buscar la información y crear la lista de portales de empleo (utilizo internet)
  2. Crear en cada portal tu perfil y adjuntar tu CV actualizado.
  3. Revisar las ofertas de empleo y vas a enviar tu candidatura.
  4. Vas a revisar en LinkedIn si estas agencias de empleo están, y mirar dentro de los perfiles de las agencias (de tu ciudad), quienes son los empleados que tienen perfil en LinkedIn, para una vez enviada tu candidatura, solicitar el contacto de aquel perfil que te interese en LinkedIn.

Y así tantas tareas como necesites para conseguir terminar el proyecto que te has marcado.

Esta lista de tareas yo las planifico en mi agenda y les pongo un tiempo, de este modo, voy viendo si soy realista con lo que me propongo.

Este método lo he ido afinando y perfeccionando, ya que es flexible y lo tienes que ir adaptando a tus circunstancias. Lo que es fijo es la distribución que realizo de: objetivos/ proyectos /tareas.

 

Agenda de las tareas

Esta fase reconozco que me ha ayudado muchísimo una matriz de Eisenhower. Esta, la descubrí en un libro que os recomiendo muchísimo: “Desata tu éxito” de Víctor Martín.

En uno de los capítulos explica esta matriz de productividad de manera muy clara, y voy a contaros, cómo la utilizo para organizar las tareas que tengo que hacer durante el día en mi agenda.

Eisenhower fue presidente de los Estados Unidos entre 1953 y 1961. Y es considerado como uno de los presidentes más productivos y eficaces que ha tenido este país. Años más tarde esta herramienta se popularizó con el famosísimo libro “Los 7 hábitos de las personas altamente efectivas” de Stephen Covey.

 

Esta matriz se divide en 4 cuadrantes:

 

 

Las tareas que tengo que hacer en el día, bien de trabajo o de otras cosas, las clasifico en función de esta matriz. Esto aún me cuesta trabajo, ya que muchas veces surgen imprevistos o muchos “ladrones del tiempo”, que no me dejan cumplir con el planning. Pero este es otro cantar, que tengo que afinar mejor.

 

Clasificar las tareas por:

  1. Urgentes e importantes (HACER): Me encargo de ello inmediatamente. No lo puedo dejar pasar, ni pueden esperar. ¡¡Cuidado con esto!! Analiza si esta urgencia e importancia es realmente tuya y no de otros. Estos son los famosos “Impacientes estrellas del universo”.
  2. No urgentes e importantes (PLANIFICAR): Hay que planificar cuando los vamos ha hacer en la agenda. Planificar se entiende por darle un tiempo y lugar en nuestra semana y mes. En estas cosas que no son urgentes, pero si importante, he metido este año hacer deporte mínimo 2 días por semana, por ejemplo. Como ya he dicho no todo es trabajo. Podemos planificar una formación, hacer Networking, visitar clientes en las próximas semanas, planificar reuniones etc.…
  3. Urgentes y no importantes (DELEGAR): Hay que ver qué cosas podrían hacer otras personas por nosotros. Desde contratar una persona de la limpieza, si se puede, como un diseñador gráfico que te ayude en temas de diseño, tu pareja para temas con los niños, una vecina que por un módico precio te pasea a los perros etc.… Si no podemos delegar de momento alguna tarea, hay que poner nuestra creatividad a trabajar para ver de qué manera podemos reducir estas tareas en cuanto a tiempo.
  4. No urgente y no importante (ELIMINAR): Esta clarísimo, si no es urgente y además no nos importa en nuestro día a día, son tareas que directamente las eliminamos de nuestro papel y de nuestra mente. Aquí también se puede meter cosas triviales que nos hacen perder el tiempo.

Otra de las tareas, que ni son urgentes ni son importantes, son aquellas que procrastinamos durante mucho tiempo. Si no lo has hecho ya, y no has tenido la mínima intención de hacerlo, ¡elimínalo!

Esta clasificación de tareas me permite a saber cual son aquellas que realmente tengo que hacer porque son importantes y tengo que focalizarme en ellas.

 

Importante: Si empiezo una tarea la termino, si empiezo un proyecto lo termino. Esto es fundamental. No hay nada que mas angustie que tener cosas a medias.

 

Con esto no quiero decir que te pongas delante de una tarea y hasta que no la termines en ese día no paras; lo que quiero decir, es que cumplas con tus plazos, con las fechas que te has puesto.

Ahora estoy afinando mucho más, midiendo el tiempo que me lleva cada tarea. Así que contabilizo el tiempo de cada tarea que he terminado. No es una ciencia exacta, pero me da una orientación de cuanto tiempo me lleva una tarea, y de este modo, ir optimizando el tiempo.

En cuanto a los proyectos es mejor ir uno por uno, dando la importancia que va teniendo durante las semanas del mes. Y también intentado cumplir los plazos que te has puesto.

Hay que ir probando, adaptando y flexibilizando en función de las circunstancias de cada uno. Pero os invito que probéis a por lo menos dividir la estructura base de: Objetivos, Proyectos y Tareas.

Nos encontramos la próxima semana con más temas. Y te comunico que ese proyecto de ebook que te he puesto como ejemplo, saldrá muy prontito a la luz.

Feliz semana y un cariño saludo

Ana (Mujer Expat)

2 comentarios en “Productividad: El método que me ayuda a conseguir mis objetivos”

  1. Hola Ana,
    Soy 1 lectora tuya aquí, nueva. Gracias a Oscar Feito, te he conocido por Twitter.

    Estupendo artículo o mejor dicho, buen consejo 😊👍 Muy importante tema para nuestro día a día.
    La constancia en todo esto que nos informas, es primordial, ¿verdad?
    Seguiré tus pasos para poder gestionar mejor mi tiempo.
    Y esos “ladrones de tiempo”, saberlos identificar.

    Gracias por todo y recibe abrazos de 1 seguidora tuya más, desde Torredembarra.

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    • Hola PIlar,
      muchas gracias por comentar, y me alegro que te haya sido interesante el artículo. Y bueno, a mi me funcionan estos pasos, así que prueba y ya me contarás.
      Te mando un abrazo

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